В среднем каждая компания в своих кадровых процедурах использует более пятидесяти различных кадровых документов. Однако не все они нужны. И это значительно усложняет жизнь кадровых специалистов, так как всю документацию следует постоянно обновлять и контролировать изменения. Кроме того, все это нужно хранить определенное время в архиве и уничтожать определенные бумаги, если потребуется. Рассмотрим документы, которые необходимы кадровой службе и могут защитить ее в случае проверок или судебных процессов.
Существует небольшой список обязательных кадровых документов, которые должны присутствовать в отделе кадров любой компании. Если не будет хотя бы одного из них, трудовая инспекция может оштрафовать. Не обойтись без подготовки соглашения о персональных данных, трудовых договоров,различных приказов, графиков отпусков. Также потребуется подготовка инструкций по охране труда.
Довольно много кадровых специалистов также ведут большое количество необязательных кадровых документов. К примеру, готовятся личные дела или карточки. Также используются обходные листки (при увольнении), ведутся журналы инструктажей, готовятся различные Положения для работников (например, о материальных поощрениях). Не стоит всегда отказываться от таких документов, так как лишними они не будут. Подготовка всего одного приказа, поможет снизить риски возникновения конфликтов с работником в сфере трудового законодательства. Чем больше будет контролирующих кадровых документов, тем убедительнее будет позиция компании.
Список обязательных кадровых документов
Такими документами являются следующие:
- Трудовые договоры на работников.
- Личные карточки (или дела).
- Трудовые книжки (как в бумажном, так и электронном виде).
- Журнал учёта движения трудовых книжек (для бумажных вариантов трудовых книжек).
- Штатное расписание в компании.
- Должностные инструкции (они не всегда обязательны, но лучше их подготовить).
- График отпусков сотрудников.
- Положение о персональных данных работников, запрашиваемых компанией.
- Согласие от каждого работника на обработку его персональных данных.
- Положение об оплате труда и премировании (обычно это один документ).
- Табель учета рабочего времени сотрудников.
- Расчетный лист, а также приказ или распоряжение об утверждении его формы.
- Различного рода кадровые приказы.
Если в штате компании есть сотрудники, которые работают удаленно, то также еще оформляются:
- дополнительное соглашение к трудовому договору;
- приказ о форме работы;
- регламент взаимодействия с сотрудником;
- новая документация при приёме на работу (справка по форме СТД-Р и электронная трудовая книжка);
- приказ по охране труда;
- новая должностная инструкция.
Остальные кадровые документы
Далее рассмотрим список остальных кадровых документов, вести которые кадровикам вовсе не обязательно, но это лишним не будет. Ими являются:
- приказы и распоряжения по охране труда;
- приказ о защите персональных данных компаний;
- коллективный договор сотрудников;
- регламент (правила) внутреннего трудового распорядка.
- положение о коммерческой тайне в компании;
- журналы учета различных кадровых документов:
- журнал учета трудовых контрактов;
- журнал регистрации листков нетрудоспособности.
Стоит учесть тот факт, что с 2022 года все больничные листки в компаниях оформляются только в электронном виде. Бумажные варианты - это сейчас исключение из правил.
Также кадровикам следует учесть следующие изменения в кадровой отчетности и документации:
- кадровый отчет СЗВ-ТД заменен на форму СФР-1 с 1 января 2023;
- с 2023 года больше не потребуется сдавать отчет о численности сотрудников;
- внедрена новая номенклатура дел для кадровых сотрудников.
Для обеспечения эффективности и удобства кадрового учета наиболее оптимальным решением будет внедрение в работу кадровой службы специализированных систем кадрового электронного документооборота. Это не только база различных форм и шаблонов, как обязательных, так и не обязательных кадровых документов. Кроме того, это надежный архив хранения данных, а также грамотное ведение всей кадровой отчетности.
// Настоящее кино