Отдел кадров какие документы

В среднем каждая компания в своих кадровых процедурах использует более пятидесяти различных кадровых документов. Однако не все они нужны. И это значительно усложняет жизнь кадровых специалистов, так как всю документацию следует постоянно обновлять и контролировать изменения. Кроме того, все это нужно хранить определенное время в архиве и уничтожать определенные бумаги, если потребуется. Рассмотрим документы, которые необходимы кадровой службе и могут защитить ее в случае проверок или судебных процессов.

Существует небольшой список обязательных кадровых документов, которые должны присутствовать в отделе кадров любой компании. Если не будет хотя бы одного из них, трудовая инспекция может оштрафовать. Не обойтись без подготовки соглашения о персональных данных, трудовых договоров,различных приказов, графиков отпусков. Также потребуется подготовка инструкций по охране труда.

Довольно много кадровых специалистов также ведут большое количество необязательных кадровых документов. К примеру, готовятся личные дела или карточки. Также используются обходные листки (при увольнении), ведутся журналы инструктажей, готовятся различные Положения для работников (например, о материальных поощрениях). Не стоит всегда отказываться от таких документов, так как лишними они не будут. Подготовка всего одного приказа, поможет снизить риски возникновения конфликтов с работником в сфере трудового законодательства. Чем больше будет контролирующих кадровых документов, тем убедительнее будет позиция компании.

Список обязательных кадровых документов

Такими документами являются следующие:

1. Трудовые договоры на работников.
2. Личные карточки (или дела).
3. Трудовые книжки (как в бумажном, так и электронном виде).
4. Журнал учёта движения трудовых книжек (для бумажных вариантов трудовых книжек).
5. Штатное расписание в компании.
6. Должностные инструкции (они не всегда обязательны, но лучше их подготовить).
7. График отпусков сотрудников.
8. Положение о персональных данных работников, запрашиваемых компанией.
9. Согласие от каждого работника на обработку его персональных данных.
10. Положение об оплате труда и премировании (обычно это один документ).
11. Табель учета рабочего времени сотрудников.
12. Расчетный лист, а также приказ или распоряжение об утверждении его формы.
13. Различного рода кадровые приказы.

Если в штате компании есть сотрудники, которые работают удаленно, то также еще оформляются:

• дополнительное соглашение к трудовому договору;
• приказ о форме работы;
• регламент взаимодействия с сотрудником;
• новая документация при приёме на работу (справка по форме СТД-Р и электронная трудовая книжка);
• приказ по охране труда;
• новая должностная инструкция.

Остальные кадровые документы

Далее рассмотрим список остальных кадровых документов, вести которые кадровикам вовсе не обязательно, но это лишним не будет. Ими являются:

• приказы и распоряжения по охране труда;
• приказ о защите персональных данных компаний;
• коллективный договор сотрудников;
• регламент (правила) внутреннего трудового распорядка.
• положение о коммерческой тайне в компании;
• журналы учета различных кадровых документов:
• журнал учета трудовых контрактов;
• журнал регистрации листков нетрудоспособности.

Стоит учесть тот факт, что с 2022 года все больничные листки в компаниях оформляются только в электронном виде. Бумажные варианты - это сейчас исключение из правил.

Также кадровикам следует учесть следующие изменения в кадровой отчетности и документации:

• кадровый отчет СЗВ-ТД заменен на форму СФР-1 с 1 января 2023;
• с 2023 года больше не потребуется сдавать отчет о численности сотрудников;
• внедрена новая номенклатура дел для кадровых сотрудников.

Для обеспечения эффективности и удобства кадрового учета наиболее оптимальным решением будет внедрение в работу кадровой службы специализированных систем кадрового электронного документооборота. Это не только база различных форм и шаблонов, как обязательных, так и не обязательных кадровых документов. Кроме того, это надежный архив хранения данных, а также грамотное ведение всей кадровой отчетности.

в блог | подписаться на rss 

© COPYRIGHT 2000-2009 Настоящее кино - Главная Киноафиша страны ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ | РЕКЛАМА
Издается с 13/03/2000 :: Перепечатка материалов без уведомления и разрешения редакции возможна только при активной гиперссылке на www.FilmZ.ru
Координатор проекта Themes.ru, главный редактор on-line журнала Настоящее КИНО Александр С. Голубчиков
программирование Александр Десятник, Юрий Римский :: хостинг предоставлен провайдером Qwarta.ru
Журнал "про Настоящее кино" зарегистрирован Федеральной службой по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия. Свидетельство ПИ № 77-18412 от 27 сентября 2004 года.